1. Bölüm - Zaman Yönetimi
NE YAPARSINIZ?
Kurumsal bir şirkette yönetici asistanı pozisyonunda çalışan Zeynep, masasından kafasını kaldırdığında saat 5’i gösteriyor ve iş arkadaşlarının eve gitmek üzere hazırlandığını görüyordu. Gözü bir anda masasında bilgisayar ekranının yanında duran Yapılacaklar Listesine takıldı ve anında endişeye kapıldı. Not aldığı üç kritik görevi yapmadığını fark etti. Hemen o günü gözünün önünden geçirdi. Sabah, Yusuf ile yöneticiye sunmak üzere aylık raporları konuşarak geçirmişti. Öğle vaktini 20’den fazla e-postaya cevap vermek için kullanmıştı. Öğleden sonra bir arkadaşının yapması gereken işi üstlenip müşteri ile iletişime geçmişti. Akşama gelindiğinde gerçekten yapması gereken işler kalmıştı. Bu durumda siz olsaydınız zamanı nasıl yönetirdiniz? Nasıl bir yol izlerdiniz?
NE YAPABİLİRDİNİZ?
- Örgütsel Hedeflerin Gözden Geçirilmesi
- Öncelikli Hedeflerin Belirlenmesi
- Nerede Zaman Harcanması veya Harcanmamasının Belirlenmesi
- Belirlenen Hedeflerin Yönetilebilir Hedefler Haline Dönüştürmek
- Belirlenen Hedeflerin Adımlarını Listelemek
- Her Göreve ve Aktiviteye Zaman Tahmini Yapılmalı
- Zaman Kaybettiren Aktivitelerin Önlemeye Çalışılmalı
ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR?
Zaman Yönetimi;
Zamanı istediğiniz sonuçlara ulaşmanızı sağlayacak şekilde organize ve kontrol etmektir.
ZAMAN YÖNETİMİ SİZE NELER KAZANDIRABİLİR?
- Zamanınızı nasıl harcadığınızı analiz etmeye ve iyileştirme fırsatlarını oluşturmaya
- Uzun vadeli koyduğunuz hedeflere ulaşmada kritik yapı taşlarını belirlemede ve onları tanımlamada
- Zamanlama araçlarını kullanmak suretiyle zamanı verimli bir şekilde planlamaya
- Boş vakitlerinizi kontrol etmeye
- Tüm bunlar için program oluşturmanızı kazandırabilir.
- Çalıştığınız şirketin hedeflerini destekleyen faaliyetlere enerjinizi ayırırsınız
- Kullandığınız zaman içerisinde yanlış çalışmaktan kaynaklı olabilecek stres ve hatta tükenmişliklerden kaçınırsınız.
- Zaman yönetimini iyi yaptığınız takdirde meslektaşlarınıza ve iş arkadaşlarınıza örnek olabilirsiniz
- İş performansınızı arttırabilirsiniz
ANAHTAR FİKİR: DİSİPLİN VE UYGULAMA (PRATİK)
1-İşiniz için en önemli hedeflerin düşünülmesi. Bu hedeflere ulaşmak için hangi görevleri tamamlamak gerekir. Bu görevler için ne kadar zaman harcıyorsun? Her şeyden önce hedefleri belirlemek için bu soruların sorulması gereklidir.
2-Zamanı nasıl harcadığınızı analiz edin. Zamanı daha etkili kullanmak için aslında zamanı nasıl harcandığının bulunması gereklidir.
3-Hedeflerin neler olduğunu ve zamanı nerelerde harcadığınızı bildikten sonra zamanı planlama şeklinizi geliştirebilir ve değiştirebilirsiniz.
4-Kendinize zamanlama programı oluşturduktan sonra harekete geçmelisiniz. Ne yaptığınızı izleyin, sorunları tespit edip zamanınızı yönetim stratejilerini gözden geçirin ve sürekli geliştirin.