2. Bölüm - Hedefler

HEDEFLER NEDİR?

• Etkili zaman yönetimi yapmanın başlangıç noktasıdır.
• Konsantrasyon sağlamamız için pusuladır.
• Günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak sizin için neyin önemli olduğunu belirlemektir.

HEDEF BELİRLEMEK NE DEMEKTİR?

Hedeflerin belirlenmesi ulaşılması gereken sonuçları tanımlayan bir süreçtir. Hedeflerin belirlenmesiyle sizin için en önemli olana odaklanarak önemsiz işlere daha az enerji ayırarak motivasyonunuzu arttırabilir, iş doyumunuzu sağlamlaştırabilirsiniz.

HEDEFLERİN ÇEŞİTLERİ?

A- KRİTİK

B- KABUL EDİLEBİLİR

C- OLSA DA OLUR OLMASA DA OLUR (ODO-ODO)

D- ZAMAN TUZAĞI

A- KRİTİK

Hedefleri yerine getirmek için gerçekleştirmek zorunda olduğunuz görevler.

B- KABUL EDİLEBİLİR

Kısa veya uzun vadede hedeflere ulaşmak için kabul edilebilir görevler.

C- OLSA DA OLUR OLMASA DA OLUR (ODO-ODO)

Hedeflerinizin gerçekleştirmesine yararı veya zararı dokunmayan görevler.

D- ZAMAN TUZAĞI

Hedeflerinizi gerçekleştirmede olumsuz olarak etkileyen her etmen bir zaman tuzağıdır.

ZAMAN TUZAKLARI

Zaman tuzakları;

• Plânsızlık
• Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak
• Ertelemek / işi yarım bırakma alışkanlığı
• Kendini gereğinden fazla işe adamak
• Acelecilik/sabırsızlık gösterme
• Dikkat dağınıklığı
• Rutin ve gereksiz işler, gereksiz ayrıntılarla uğraşma
• Gereksiz telefonlar
• Kararsızlık
• Dağınık masa ve büro düzeni
• Gereksiz ayrıntılarla uğraşmak
• Düzensizlik
• Geciktirme
• Beklemeler
• Aksaklıklar

GÜNLÜK AKTİVİTE KAYITLARI

Zamanı nasıl harcadığınızı bilir ve anlarsanız zamanı kontrol ederek hedeflerinizi destekleyecek şekilde kontrol altına almanız çok daha kolaylaşacaktır.

Bir haftanın tamamı için etkinlik kaydı oluşturun. Bu kayıtların sizin genel ve tipik gününüz olduğundan emin olun.

Mesela;

• Saat Aktivite Ayrılan Zaman Öncelik
• 07:00 Kahvaltı 20 A
• 07:20 Evde Oyalanma 40 D
• 08:00 İşe Gidiş 45 A
• 08:45 E-Mail Kontrolü 15 B
• 09:00 Telefon Görüşmesi 10 C
• 09:10 İnternet Gezinmeleri 30 D

AKTİVİTE KAYITLARI

İyi bir aktivite kaydı;

• Her bir aktivitenizi göstermelidir.
• En ufak (kahve molası, masa toplama) aktiviteleri bile içermelidir.
• Evrak işleri, internet, telefon, toplantılar, seyahat gibi etkinlikleri kategorik olarak etiketlenmelidir.

ZAMAN KULLANIMINIZI ANALİZ EDİN

Aktivite kayıtlarınızı analiz edin ve şu soruları sorun;

• Hangi tür aktiviteler zamanın çoğunu alıyor?
• Hangi tür aktiviteler ne zaman ve nerede kümeleniyor?

Bu sorulardan sonra zamanınızı hedeflerinize yönelik kullanıp kullanmadığınızı sorgulayın.

-Zaman kullanımınız sizin için kritik veya çok önemli hedeflerinize uygun mu? -Gününüzün ne kadarını A veya B hedeflerinize ayırıyorsunuz?

ERTELEME

Bir işi daha sonra yapma alışkanlığıdır.

İnsanlar çeşitli nedenlerden dolayı erteleme yapar. Bunlar;

• Hoşunuza gitmeyen veya ilgi çekici olmayan
• Görevi iyi yapamayacağından korkan
• Nereden başlayacağını bilmediklerindendir.

Fakat bunların hepsinin bir panzehiri vardır.

Hoşunuza gitmeyen veya ilgi çekici olmayan işleri ertelemeyi önlemek için;

• Hoşuna giden birisine işi devretmek
• Kendinize sürekli işi bitirebileceğinizi söyleyin
• Görevi tamamladıktan sonra ne kadar iyi hissedeceğinizi düşünün
• Erteleme yapamayacağınız şekilde kendinizi ve takviminizi ayarlayın

Görevi iyi yapamayacağından korkmaktan kaynaklanan ertelemeyi önlemek için;

• Görevi tamamlamak için yeterli eğitime ve kaynaklara sahip olmayabilirsiniz. Bunları edinin.
• Korku kendinize güven eksikliğinden kaynaklanıyorsa, proaktif olun ve işi tamamlamak için planlamayı detaylandırın.
• Göreve devam edin. Faaliyette bulunmak korkuyu gidermeye yardımcı olabilir.

Nereden başlayacağını bilmediğinden ötürü ertelemeyi önlemek için;

• Görevin herhangi bir yerinden başla. Muhtemelen ileride bir yolu bulunacaktır.
• Görevi veya işi bileşenlere böl ve sonra her bir parçayı tamamlamak için görevleri belirt. Daha sonra bu görevleri sıraya koyup ilk görevi yerine getir.

AŞIRI YÜKLENME – ZAMANI PLANLA

Üstelenebileceğinizden ve kaldırabileceğinizden daha fazla sorumluluk üstlenmek kendinize aşırı yüklenme anlamına gelir.

• Temel sorumluluklarınız ve hedeflerinizi bilin. Bu hedefleri desteklemeyen faaliyetlerde bulunmaktan kaçının
• Görevi devredebilirsiniz. Her görevi devralmak yerine o görevleri yerine getirmekten sorumlu olan kişilere işleri devredebilirsiniz.
• Her işin yapılması gerektiğini varsaymayın. Gerçekten çok önemli görevlere enerjinizi yoğunlaştırın.
• İş arkadaşlarınıza, patronunuza veya görevle ilgili kişilere hayır demeyi öğrenin. Sizin için kritik sorumlulukları açıklayın ve ilgisiz bir görevin ana hedefinizi nasıl tehlikeye atacağını onlara gösterin ve makul bir alternatif sunun.

EMAIL VE EVRAK YOĞUNLUĞU

Email ile zaman kaybetmemek için;

• Emailleri yalnızca gün içinde kendi atadığınız belli zamanlarda kontrol edin.
• İşle ilgili olmayan insanlara iş emailinizi değil kişisel emailinizi kullanmasını isteyin.
• Mailleri öncelik sırasına koyun. Acil ve Sonra gibi etiketler ile öncelik durumuna göre mailler ile uğraşın.
• İnsanlara spesifik konu başlıkları yazmasını isteyin. Böyle olduğunda hangi maili ne zaman halledeceğinizi çok rahat etiketleyebilirsiniz.
• İnsanlara hangi durumlarda mail ile bilgi alıp hangi durumlarda bilgi almak istemediğinizi belirtin.

Evrak işleriyle zaman kaybetmemek için;

• Eğer bir evrak sizden cevap beklemiyorsa onu atlayın ve iyi bir şekilde dosyalayın.
• Eğer evrak sizden cevap bekliyorsa, çabucak yanıt verin bunu hemen yapın. Ardından iyi bir şekilde dosyalayın.
• Eğer cevap veremeyecek kadar meşgul iseniz mümkünse cevap verebilecek birisine devretmeli veya hemen sonra yapılacak işler için oluşturacağınız dosyaya koyabilirsiniz.

YANLIŞ YÖNETİLEN TOPLANTILAR

Toplantılarda boşa harcanan zamanı azaltmak için;

• Gereksiz görülebilecek toplantıları eleyin veya devre dışı bırakın.
• Size veya işinize katkısı çok az olan toplantılardan kaçının.
• Bir toplantıya başlamadan önce toplantının gündemini muhakkak isteyin. Böylece o toplantıya katılmayı isteyip istemediğinizi belirleyebilirsiniz.
• Bir toplantı düzenliyorsanız; belirli gündem takip ettiğinizden ve zaman bağlı kaldığınızdan emin olun. Toplantıya katılanların amaçlarına ulaştıklarından emin olun.

DİKKAT DAĞINIKLIĞI

İnternet üzerinden hava tahminlerini kontrol etmek veya şirkette misafir birisiyle muhabbet etmek dikkat dağıtıcı olarak adlandırılır. Bu dikkat dağınıklığının sonucu olarak tüm şirkette verimliliğin %20 ile %40 azalabilir.

Önemli bir konuda çalışırken dikkat dağınıklığını önlemek için;

• İnternet erişimi gerekmeyen iş yaptığınızda interneti tamamen kapatın. Hatta mümkünse sesli mesajları telefon görüşmelerine tercih edin.
• Masanızdaki gereksiz malzemeleri, gazeteleri, dergileri vb. temizleyin.
• Ofis kapınız varsa kapatın ve üzerine rahatsız etmeyin ibaresi koyun.
• Bir iş bitene kadar sadece tek bir işe konsantre olun. İş bitirdikten sonra bir sonraki adıma geçin.

PROGRAM YAPMAK

Kendinize program oluşturmak zamanı sistematik kullanmanın en iyi yoludur. Plan yapmak belirli bir zaman çerçevesindeki görevleri yerine getirmek için yazılı bir taahhüttür.

Program oluşturmanın farklı araçları vardır. Bunlar;

• Yapılacaklar Listesi
• Takvimler
• Günlük veya haftalık planlayıcılar
• Yazılımlar

Şirketiniz size bu tarz araçları sağlayabilir. Size en uygun çalışabileceğiniz aracı bulmak önemlidir.

ANAHTAR FİKİR: PROGRAMINIZI GELİŞTİRMEK

Programınızı geliştirmek için bazı yönergeler işe yarar olabilir. Bunlar;

• A öncelikli görevleri önce girin. Daha sonra arta kalan zamanlarda B görevlerini koyun.
• Günün en dikkatli ve enerjik olma eğiliminde olduğunuz saatlerinde buna uygun aktiviteleri planlayın. Rutin yapılacak görevlerinizi enerjinizin düşme eğiliminde olduğu zamanlara koymanız sizin yararınıza olacaktır.
• Bazı zaman dilimlerini beklenmedik işler ve fırsatlar için bloke etmeniz yapacağınız programda işinizi kolaylaştıracaktır.
• Programınıza ardı ardına toplantı koymaktan kaçının. Her toplantı sonrası elde ettiğiniz bilgileri işlemek ve yönetimsel aksiyon almak için zaman ihtiyacınız olacaktır.
• Mümkün olabildiğince email, evrak işleri ve telefon gibi aktiviteleri konsolide edin. Mesela; saat 09:00-09:30 ile 16:30-17:00 arasını bu görevlere ayırın. Bu gibi benzer görevleri bir araya getirmek toplam zamanda harcayacağınız zamanı kısaltacaktır.
• Günler geçtikçe, tamamlayamadığınız öncelikli görevleri programda ilerleyen dönemde yer alan açık saatlere taşıyın ve gerekirse daha düşük öncelikli görevleri elimine edin.
• Programınızı bilgisayarınızın monitöründe veya masanızda düz bir şekilde görmenizi sağlayacak yere yerleştirin.