3. Bölüm - Yapılacaklar Listesi

En basit ve en yaygın kullanılan program oluşturma aracı Yapılacaklar Listesi’dir. Yapılacaklar listesi; belirli bir günde tamamlamanız gereken tüm görevleri göz alıcı bir biçimde görmenizi sağlar. Yapılacaklar Listesi;

• Katılmanız gereken toplantıları,
• Vermeniz gereken kararları,
• Beklediğiniz veya yapılması gereken telefon görüşmelerini,
• Yazmanız gereken email, yazı veya notları,
• Bir önceki günden tamamlanmamış A ve B öncelikli görevleri belirtir.

Birçok yönetici, güne başlamadan önce Yapılacaklar Listesi hazırlar ve günlük duruma göre haftalık bir planlayıcıyla birlikte listeyi kullanır.

Örneğin; Günlük planınızda saat 15:00 ile 16:00 arasında «Telefonlara Geri Dön» ibaresi varsa Yapılacaklar Listesi bu geri dönülecek telefonların tam olarak kim olduklarını ve konuşmanın amacını belirler.

Yapılacaklar listesinde aşağıdaki stratejileri izlerseniz en iyi sonucu alabilirsiniz. Bu stratejiler;

• Yapabileceğinizi düşündüğünüz görevlerin yarısını dahil edin. Çünkü görevlerin ne kadar zaman alacağını hesaplarken çoğu zaman hafife alırsınız.
• Acil ama önemsiz olarak gördüğünüz düşük öncelikli görevleri tamamen listenin dışında tutmalısınız.
• Günün sonunda listeyi gözden geçirmelisiniz. A ve B öncelikli görevleri tamamlanmış mı? Eğer kaldıysa neden tamamlanmadığı sorusunu kendinize sorun ve cevabını aldıktan sonra en hızlı şekilde tekrar programınıza dahil etmek zorundasınız.

KALIPLARI ARAYIN

Gelişiminizi gözden geçirirken veya planlama sisteminizi iyileştirmeye çalışırken yaşadığınız sorunlarla ilgili kalıpları ararsanız daha iyi çözümler üretebilirsiniz. Örneğin görevleri zamanında tamamlamakla ilgili sorununuz varsa hangi yaptığınız işin sizi bundan alıkoyduğunu bulmaya çalışın. Bunlar;

• Tahmin ettiğiniz sürenin az olması
• Ertelemeler
• Zaman tuzaklarına izin vermek
• Beklenmedik taleplere çok az zaman ayırmak

ÖĞRENDİKLERİNİZİ UYGULAMAK

Tamamlanmayan görevlerinizi neden planlandığını gibi gitmediğini belirleyene kadar yeniden planlamayın. Bu nedenleri belirlediğinizde daha sonra yapacağınız programlarda öğrendiklerinizi uygulayarak yeniden düzenlemelisiniz.

FİKİR İSTEMEK

Yöneticinize, meslektaşlarınıza ve arkadaşlarınıza zamanınızı daha iyi nasıl yönetebileceğinize ilişkin sorularak sorarak fikirlerini isteyin.

SABIRLI OLMAK

Herhangi bir davranışınızı değiştirmek gibi zaman yönetiminizi değiştirmek pratik, sabır ve disiplin gerektirir. Bu değişiklikleri küçük değişikliklerden başlayarak yapmaya başlayın. Bu değişikliklerde iyileştirmeleri gördükten sonra daha büyük değişiklikler yapmayı deneyin. Zaman yönetimi gerçekleştirirken bazı yöneticiler zorluk çıkarabilmektedir. Özellikle verimsiz toplantılarla ve iş önceliklerinizi belirlerken ne yapılmalıdır?

• Hedefleri tartışmak için amirinizle toplantı gerçekleştirin.
• Gelecek altı ay ve bir yıllık hedefler belirleyin.
• Gerçekleştireceğiniz hedefe ulaştığınızda ödüllendirileceğinizden emin olun.
• Hedefleri gerçekleştirme yeteğinizi değerlendirin. Gerekli eğitim ve kaynağa sahip değilseniz ek eğitim veya kaynak isteyin.
• Hedefleri yazılı olarak yazın.
• Son olarak, ilerlemelerinizi görüşmek ve hedefleri gerçekleştirdiğinize ilişkin raporları düzenli aralıklarla amirinize bildirin.

YAŞADIĞIMIZ PROBLEMLER

İş hayatımıza, arkadaşlarımıza, ailemize ve kendimize yeterince vakit ayıramadığımızı düşündüğümüz zamanlar olabilir. Bunun için yapmamız gerekenler;

• Kişisel Hedeflerinizi Netleştirin.

Viyolin mi öğrenmek istiyorsun? Mutfağa girip harika yemekler yapan bir şef mi olmak istiyorsun? Senin için en çok hangi hedef önemli ve onu gerçekleştirdiğinde kendin için ve hayatında önemli gördüğün kişiler için bu nasıl bir değişikliğe yol açacak? Muhtemelen gerçekleştirmek istediğin hedefler ile elinde olan zaman yetersiz kalacaktır. Bunu önlemek için hedefleri netleştirin.

• Hedefe Ulaşmak İçin Gereken Görevleri Tanımlayın. Hedefler görevlerden oluşmaktadır. Görevleriniz neler olduğunu belirleyebilirseniz bu görevlerde karşılaşacağınız sorunların üstesinden gelmek için gerekenleri daha kolay bulursunuz.
• Hedefleri ve Görevlerinizi Programlayın. Kendinize bir tatil hedefi koyduysanız ve bunu planladıysanız ilk görev olarak amirinizle konuşma seçeneğini ekleyin. İş hayatında kişisel planlama yaparken esnek davranarak beklenmedik olaylara ve fırsatlara cevap verebilirsiniz.

• Kişisel hayatınız ile iş hayatınızdaki tüm hedefleri dengelemek gereklidir!

KENDİNİZ İÇİN FIRSAT OLUŞTURUN

Çoğu kez uygulayabileceğimiz basit birkaç pratik ile önemli ölçüde kişisel zaman kazanabiliriz. Örneğin;

• Enerjik Olmak: Beslenme alışkanlarınızı düzenlemek, fiziksel aktivitelerin yapılması, zihinsel zindeliğinizi yükseltmek gibi gelişimler size enerji katacaktır. Daha fazla canlılık ve hızın size geri dönüşleri zaman olacaktır.
• Topluluğun Kararlarını Değerlendirmek: Siz veya içinde bulunduğunuz ortamın verdiği kararları kendiniz değerlendirin. Sizin alacağınız faydalar başkalarına verdiğiniz değerle orantılı mı? Bu soruya cevabınız hayır ise o zaman alacağınız kararları tekrar gözden geçirin.
• Dağınıklığın Azaltılması: Maddi olarak çok eşya zaman tuzaklarına yol açabilir. Eşyaları organize etmelisiniz.

HAYIR DEMENİN ADIMLARI

• Üzerinde anlaştığınız hedeflerle ilgili olmayan bir görev almanız istendiğinde kesin bir şey söylemekten kaçının.

Patronunuz üzerinde çalıştığınız hedefi doğrudan desteklemeyen bir görev üstlenmenizi isterse ona direk «Tamam» veya «Hayır» deme isteğine direnin.

• Cevap vermek için zaman isteyin.

Bir cevap verebilmek adına zaman kazanmak için bir yol bulun. Soru soran kişinin isteğine uygun bir yanıt geliştirmelisiniz.

• Hedeflerinizi nasıl tehlikeye atabileceğini açıklayın.

Uygun bir ortamda mini toplantı ile istenilen görevlerin sizin anlaştığınız hedeflere ulaşmada nasıl olumsuz etkileri olacağından söz edin.

• Makul bir alternatif önerin.

Hem size önerilen görev hem de kendi hedeflerinize uygun bir alternatif bulmaya çalışın.